LI ASESORES INMOBILIRIARIOS SAS es una Inmobiliaria reconocida en la ciudad de Bogotá, Distrito Capital y otras ciudades, dedicada a la Compra, Venta, Permuta e intermediación en la enajenación y arriendo de bienes inmuebles en el territorio nacional, nos caracterizamos por prestar un excelente servicio en bien de toda la comunidad, con altos valores, responsabilidad y honestidad.

CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS es consciente de la importancia de proteger los datos personales de nuestros clientes internos como externos, así como nuestros representantes, contratistas y proveedores. Es por este motivo y dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por medio de los cuales se desarrolla un conjunto de garantías e instrumentos destinados al respeto del derecho fundamental del Habeas Data, que permite a las personales naturales decidir libremente sobre el manejo y custodia de su información personal como individuo, hemos adoptado el presente manual que contiene las políticas y procedimientos que sus colaboradores  deben acatar para garantizar el respeto de la citada garantía constitucional.

 El presente Manual entró en vigencia en el mes de Julio de 2013, No obstante fue objeto de actualización en el mes de Mayo de 2014 conforme a la expedición del decreto 886 de 2014 por medio de la cual se reglamentó la información que debe contener el Registro Nacional de Base de Datos administrado por la superintendencia de Industria y Comercio, así como los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir los responsables de tratamiento

 CONCEPTOS GENERALES:

 QUIENES SON PERSONAS NATURALES?

 Todos aquellos individuos descendientes de la raza humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición (artículo 74 código civil).

 QUE   ENTENDEMOS   POR   DATOS   PERSONALES   Y   CUAL   ES   SU IMPORTANCIA?

Entiéndase por dato personal toda aquella información que: a) se encuentra vinculada o puede asociarse a una persona natural determinada o determinable: b) Permite identificar a una persona natural; c) Es de propiedad del Titular, sin perjuicio de quien la obtenga lícita o ilícitamente y, d) Su tratamiento se encuentra limitado por el respeto de unos principios y valores de fuente constitucional y legal, tal como lo expuso la Corte Constitucional en sentencia de tutela T-414de 1.992. Magistrado ponente Ciro Angarita Pabón. A título de ejemplo, encontramos dentro de los datos personales, el nombre, la edad, la fecha de nacimiento, el sexo, las tendencias políticas y religiosas, la formación académica, entre otros rasgos distintivos de una persona natural.

 QUE CLASE DE DATOS PERSONALES EXISTEN? Los datos personales pueden ser de la siguiente naturaleza:

1. PUBLICOS: Hacen parte de  la información Pública de las personas o se hacen Públicos por Voluntad del Titular, por ejemplo, los antecedentes disciplinarios y Judiciales o fiscales, o los datos personales puestos en su conocimiento por el titular en medios de comunicación.
2. PRIVADOS: Aquellos que por su naturaleza reservada sólo cobra relevancia para su titular, por Ejemplo, el salario de un colaborador.
3. SEMI PRIVADOS: Su conocimiento o divulgación puede interesar a cierto grupo de personas, por Ejemplo, Dato financiero o Crediticio.
4. SENCIBLES: Hacen Referencia a la vida Íntima de la persona o cuyo uso indebido genera discriminación, tales como las convicciones religiosas o tendencias sexuales.

 QUE ES HABEAS DATA:

 El Habeas Data es un derecho fundamental del que gozan todas las personas naturales para conocer,  actualizar  y rectificar la información  que sobre  ellas  se  han  recogido  en  las diferentes bases de datos que manejan las entidades públicas y privadas.

 En Colombia, la protección de Habeas Data encuentra respaldo en la carta política, la ley

1266 de 2.008, que protege los datos comerciales, crediticios y financieros de una persona y la ley 1581 de 2,012 objeto del presente manual y cuyo tener se busca salvaguardar cualquier otro tipo de información asociada a una persona natural, ya sea frente a sus rasgos personales, formación académica, su experiencia profesional, su imagen física, entre otros.

 En virtud de este derecho, los responsables de datos como CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS, deben garantizar  a los titulares de datos personales su derecho de acceso desde las siguientes perspectivas: a) conocer a qué tipo de tratamiento están sometidos sus datos personales. b) Conocer los datos personales que están bajo la administración de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS. C) Conocer los motivos que justifican la gestión de sus datos personales y d) Rectificar y actualizar su información  personal.

 QUE SON BASE DE DATOS.

 Conjunto organizado de datos personales que puede estar contenido en medios físicos o electrónicos.

 QUE IMPLICA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos de operaciones, tales como la consulta, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o suspensión.

 QUIENES  ESTAN  INVOLUCRADOS  EN  EL  TRATAMIENTO  DE  DATOS PERSONALES,

 Titular: Persona Natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada que  por sí misma o asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

 Encargado del tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 QUE ES UN AVISO DE PRIVACIDAD.

 Documento generado por el responsable del tratamiento de datos y con destino al titular en el cual se le informe la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los citados datos

 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 En el tratamiento de los datos personales se deben observar los siguientes principios:

 LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y por tanto CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS debe realizarlos bajo los parámetro de la ley 1581 de 2012, sus decreto reglamentarios, las normas que las sustituyan, derogan, o subroguen

FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, en gracia y discusión CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS, podrá administrar datos personales de sus trabajadores, proveedores o clientes para el cumplimiento de las disposiciones contractuales pertinentes y demás mencionadas en el presente Manual.

LIBERTAD: Todo tratamiento de datos personales que realice CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS debe estar respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado por el titular.

VERACIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS deberá realizar actividades de actualización de datos vigentes de sus clientes, trabajadores, proveedores y demás titulares de la información

TRANSPARENCIA: CLI ASESORES INMOBILIRIAS SAS debe informar a los titulares previamente que datos requiere tratar y cuál es la finalidad para la cual los requiere.

ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Sólo las dependencias y funcionarios competentes podrán tratar los datos personales suministrados por los usuarios de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS y únicamente para el cumplimiento de sus funciones.

SEGURIDAD:  CLI  ASESORES  INMOBILIARIOS  SAS,  deberá  adoptar  las medidas físicas y tecnológicas que sean necesarias   para salvaguardar los datos personales puestos a su disposición y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para tal efecto CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS deberá realizar archivos físicos y electrónicos de acceso restringido, implementar medidas de seguridad informática, tales como claves de acceso a los recursos informáticos, bloqueo automático de pantallas etc.

CONFIDENCIALIDAD: CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS guardará estricta confidencialidad sobre la información de los titulares que goce de este carácter, para lo cual adoptará medidas físicas de custodia como las ya enunciadas y medidas tales como la suscripción de acuerdo de confidencialidad con trabajadores y proveedores.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos personales por parte de CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS requiere de la autorización del titular. La cual goza de las siguientes características:

Es obligatoria para realizar cualquier operación sobre los datos personales de los propietarios, arrendatarios, trabajadores, proveedores, contratistas excepto cuando:

1. Sea requerida por una autoridad administrativa, Jurídica, o Judicial en el ejercicio de sus funciones como por Ejemplo, UGPP,DIAN, superintendencia de sociedades, Juzgados laborales, Civiles o de familia entre otros.
2. Se trate de datos de naturaleza pública
3. Sea necesario para atender casos de naturaleza médica o autorizada.
4. El tratamiento se realice con fines históricos, estadísticos o científicos que sean permitidos por la ley.

Aunque en estos casos, el receptor de la información deberá cumplir a cabalidad las políticas contenidas en el presente manual, así como las disposiciones de ley que resulten aplicables.

FORMAL: De manera que la autorización debe constar por escrito, correo electrónico o cualquier otro medio que permita su consulta posterior. En éste sentido CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS  debe conservar la prueba de la autorización.

LIBRE: Debe ser voluntaria,  sin que haya existido coacción por parte de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS, para su obtención.

PREVIA: Debe ser obtenida previa o antes de realiza el tratamiento de datos.

EXPRESA E INFORMADA: De manera tal que el titular de los datos que otorga la autorización conozca:

1. Nombre del responsable y / o encargado del tratamiento de datos
2. Datos objeto de tratamiento
3. Los datos sensible que se recopilan
4. Finalidad del tratamiento
5. Las políticas de tratamiento
6. Los derechos que le asisten al Titular
7. Los procedimientos que CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS ha establecido para el ejercicio del Habeas Data.

Con el procedimiento de autorización consentida se debe garantizar que se ha puesto en conocimiento del titular que su información personal será recogida y utilizada para fines y determinado y conocidos, con el fin que este tome decisiones conscientes sobre la administración anunciada.

Finalmente CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS podrá adoptar modelos de autorización y divulgación en los que se informe a los titulares de datos personales la información que sobre los mismos administra, la finalidad de esta operación y el tiempo mínimo de retención.

 AVISO DE PRIVASIDAD

 En los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS deberá informar por medio de un aviso de Privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

 Dicho aviso debe tener lo siguiente:

 Razón social y datos personales del responsable y/o encargado del tratamiento

El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo

Los derechos que le asisten al Titular

Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca las políticas y procedimientos del tratamiento de datos personales así como sus modificaciones y lo relativo al ejercicio de su derecho de habeas Data

 Si el tratamiento recae sobre los datos sensibles

 IDENTIFICACIÓN DE BASE DE DATOS DE CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos CLI ASESORES INMOBILIARIOS  SAS actúa como  responsable  y encargada del  tratamiento de datos personales, habida cuenta que es quien recauda, usa, consulta y hace efectivas las decisiones sobre la siguiente información.

RELACIONADA CON EL RECURSO HUMANO

 

DATOS PERSONALES GENERALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDADES
NOMBRES Y APELLIDOS	HOJA DE VIDA Y ANEXOS		Evaluar idoneidad técnica
NUMERO DE DOCUMENTO	CERTIFICACIONES LABORALES		sicológica y laboral del
ESTADO CIVIL	CERTIFICACIONES ACADEMICAS		aspitante
DIRECCION
TELEFONOS FIJOS Y CELULARES			cumplir con las obligaciones
ESTADO CIVIL			legales y contractuales
CORREOS			que le asistan como emplea-
FORMACIÓN ACADEMICA			dora
PROFESIÓN U OFICIO		CANDIDATOS
	exámenes médicos ocupacionales		desarrollar programas de
			bienestar, reincorporación
	formularios de afiliación a entida-		y convivencia laboral, seguir
	des de seguridad social		dad industrial, promocion y
			prenvención de enfermeda-
	comprobantes de nómina		des profesionesles y no
			profesionales laboral.
	carpeta e historial disciplinario
			certificar la existencia de la
Datos biométricos consignados			relación laboral a erceros.
en documentos  de identidad
némero de cuenta de nómina			poner en conocimiento de
pagos laborales			profesionales dentro de con-
laboral			tratos de asesoria y auditoría
seguridad social a las cuales se
encuentra afiliado
sanciones disciplinarias y con-
ductas constitutivas de acoso
laboral

 REALCIONADA CON LOS CLIENTES

 

DATOS PERSONALES GENERALES   UBICACIÓN   TITULARES   FINALIDAD NOMBRES Y APELLIDOS     CUMPLIR CON LAS OBLIGA- NUMERO DE DOCUMENTO PROPUESTAS Y COTIZA-   CIONES CONTRACTUALES IDENTIFICACION TRIBUTARIA CIONES COMERCIALES   Y LEGALES QUE LE ASISTEN ACTIVIDAD ECONÓMICA     COMO ADMINISTRADORA REGIMEN DE IVA REGISTRO UNICO TRIBU-   CORREDORA Y ARRENDADORA ESTADO CIVIL TARIO, DOCUMENTO DE     DIRECCION IDENTIDAD, CERTIFICADOS   EVALUAR LA IDENEIDAD LEGAL TELEFONOS FIJOS Y CELULARES DE CAMARA Y COMERCIO   DEL POTENCIAL CLIENTE CORREOS ELECTRÓNICOS         CONTRATOS  DE ADMINIS- PROPIETRIOS ENVIAR INFORMACIÓN ACERCA   TRACION, CORRETAJE, ARRENDATARIOS DE LOSA BIENES Y SERCICIOS   ARRENDAMIENTO, COMPRA COMPRADORES OFRECIDOS POR CLI ASESORES   Y VENTA DE INMUEBLES INMOBILIARIOS SAS.     Y CLIENTES POTEN- DESARROLLAR ESTUDIOS DE   INFORMES DE GESTION CIALES CONSUMO Y ESTRATEGIAS DE       MARKETING.   FACTURAS COMERCIALES  Y   CUMPLIR CON LAS OBLIGACIO-   ESTDOS DE CUENTA   NES LEGALES QUE LE ASISTEN       COMO INMOBILIARIA  MANDA-   REGISTRO UNICO TRIBUTA-   TARIA.   RIO   EVALUAR LA IDENEIDAD ECON       MICA Y FINANCIERA DEL POTEN   CERTIFICACIONES LABORA-   CIAL CLIENTE   LES           PONER EN CONOCIMIENTO DE   DECLARACIONES TRIBUTA-   ENTIDADES ASEGURADORAS   RIAS   DE AFIANZAMIENTO O SEME- ESTATUS ECONÓMICO Y FINAN-   PROPIETARIOS JANTES EN CUMPLIMIENTO CIERO E IDENTIFICACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE TITULA-   DE CONTRATOS DE SEGUROS Y CUENTAS BANCARIAS RIDAD DE BIENES Y RECUR- ARRENDATARIOS FIANZA   SOS Y POTENCIALES       ARRENDATARIOS PONER EN CONOCIMIENTO DE   CONTRATOS DE ADMINIS-   PROFESIONALES DENTRO DE   TRACIÓN, CORRETAJE,   CONTRATOS DE ASESORIA Y   ARRENDAMIENTO, COMPRA   AUDITORIA   Y VENTA               CERTIFICACIONES BANCA-       RIAS

RELACIÓN CON CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:

 

DATOS PERSONALES GENERALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDAD
NOMBRES Y APELLIDOS
NUMERO DE DOCUMENTO
NUMERO DE IDENTIFICACIÓN	COTIZACIONES, PROPUESTAS		EVALUAR IDONEIDAD
TRIBUTARIA	COMERCIALES Y ANEXOS	PROPONENTES	TÉCNICA DEL PROPONENTE
TELEFONOS FIJOS Y CELULARES
DIRECCIÓN
CORREOS			CUMPLIR CON LAS OBLIGA-
FORMACIÓN ACADEMICA			CIONES LEGALES Y CON-
PROFESIÓN U OFICIO			TRACTUALES QUE LE ASIS-
ACTIVIDAD ECONÓMICA	REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO		TEN COMO CONTRATANTE
REGIMEN DE IVA	DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y
	CERTIFICADOS DE CAMARA DE		REMITIR REQUERIMIENTOS
	COMERCIO		TÉCNICOS Y RETOALIMEN-
			TAR LA PRESTACIÓN DE LOS
GENERALES DATOS BIOMÉTRI-	CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE		SERVICIOS
COS EN DOCUMENTO DE IDENTI-	SERVICIOS, CIVILES, OBRAS CIVI-
DAD, NÚMERO DE CUENTA DE	LES CORRETAJE Y SEMEJANTES
PAGOS, PAGOS CONTRACTUA-			PONER EN CONOCIMIENTO
LES Y ENTIDADES DE SEGUIRIDAD			DE PROFESIONALES DENTRO
SOCIAL A LA CUAL SE ENCUEN-	PLANILLASDE SEGURIDAD SOCIAL		DE CONTRATOS DE ASESORIA
TRA AFILIADO			YAUDITORIA
	COMPROBANTES DE PAGOS Y
	CERTIFICACIONES BANCARIAS

 

 RELACIONADA CON LA EMPLEADORA Y SUS REPRESENTANTES

 

DATOS PERSONALES GENERALES	UBICACIÓN	TITULARES	FINALIDAD
NOMBRES Y APELLIDOS
NUMERO DE DOCUMENTO
NUMERO DE IDENTIFICACIÓN	COTIZACIONES, PROPUESTAS		EVALUAR IDONEIDAD
TRIBUTARIA	COMERCIALES Y ANEXOS	PROPONENTES	TÉCNICA DEL PROPONENTE
TELEFONOS FIJOS Y CELULARES
DIRECCIÓN
CORREOS			CUMPLIR CON LAS OBLIGA-
FORMACIÓN ACADEMICA			CIONES LEGALES Y CON-
PROFESIÓN U OFICIO			TRACTUALES QUE LE ASIS-
ACTIVIDAD ECONÓMICA	REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO		TEN COMO CONTRATANTE
REGIMEN DE IVA	DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y
	CERTIFICADOS DE CAMARA DE		REMITIR REQUERIMIENTOS
	COMERCIO		TÉCNICOS Y RETOALIMEN-
			TAR LA PRESTACIÓN DE LOS
GENERALES DATOS BIOMÉTRI-	CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE		SERVICIOS
COS EN DOCUMENTO DE IDENTI-	SERVICIOS, CIVILES, OBRAS CIVI-
DAD, NÚMERO DE CUENTA DE	LES CORRETAJE Y SEMEJANTES
PAGOS, PAGOS CONTRACTUA-			PONER EN CONOCIMIENTO
LES Y ENTIDADES DE SEGUIRIDAD			DE PROFESIONALES DENTRO
SOCIAL A LA CUAL SE ENCUEN-	PLANILLASDE SEGURIDAD SOCIAL		DE CONTRATOS DE ASESORIA
TRA AFILIADO			YAUDITORIA
	COMPROBANTES DE PAGOS Y
	CERTIFICACIONES BANCARIAS

 

DEBERES GENERALES DE CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS

 Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúa La empresa como RESPONSABLE, a continuación se define este término: RESPONSABLE La Ley General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y Usuario”. Pudiendo poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera. Garantizar a través del canal de atención establecida, en el Num.3.6 de este Manual, para los Titulares de datos, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS conservará las autorizaciones otorgadas por los Titulares en el archivo custodiado por el Área Administrativa cuando éstas consten por escrito o en medio magnético; cuando se hayan obtenido de manera telefónica y las obtenidas a través de la página web o correo electrónico. CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS  informará acerca de la finalidad de la recolección, tanto en el texto que se utilice para obtener la autorización, como en el Aviso de Privacidad. El Titular siempre conocerá el tipo de Tratamiento que se le dará a sus datos, si éstos van a circular o a ser compartidos con las entidades vinculadas, o con aliados comerciales, con qué finalidad o finalidades y la manera de poder manifestar su voluntad en relación con ese alcance del Tratamiento. La empresa informará que el uso que hace de los datos es el

 

correspondiente al desarrollo de sus relaciones comerciales o contractuales establecidas con los clientes y usuarios, así como indicará que podrá utilizar los datos personales suministrados para el desarrollo de herramientas estadísticas y de prevención de fraude. Igualmente señalará que solicita el consentimiento del cliente para hacerle envío de información comercial referida a los productos y servicios ofrecidos por ésta, así como para que las compañías vinculadas, las cuales listará en el texto mismo, puedan enviar publicidad sobre sus productos y servicios, los cuales complementarían el portafolio de servicios que ha desarrollado el Grupo al cual pertenece. En el evento en que se utilice información de aliados comerciales se revisará que la misma cuente con las autorizaciones correspondientes y en el evento de permitir que aliados comerciales puedan conocer datos personales de contacto para realizar ofertas, se verificará que los Titulares hayan dado su consentimiento para tales fines. En estos casos siempre existirá la opción clara y disponible de revocar el consentimiento, y los datos serán señalizados con el fin de evitar que se vuelvan a utilizar para realizar ese tipo de ofertas. Los derechos que le asisten al Titular de la información serán incluidos en el Aviso de Privacidad que se publicará en la página web de la empresa, y así se le indicará al momento de obtener el consentimiento por parte de él. Las medidas de seguridad implementadas para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado se encuentran incluidas en este Manual. Para cumplir con el deber de garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible se han establecido controles que permiten determinar la última fecha de actualización de la información, la consolidación de todos los datos existentes correspondientes a un Titular, y el deber de verificar por parte del Área que establece los términos de entrega de la información que la misma cumpla con tales características. Así mismo, los contratos que se celebren con los Encargados del Tratamiento establecerán mecanismos sencillos pero eficientes de validación de datos, con el fin de procurar en todo momento el uso actualizado y adecuado de la información. Es importante anotar en este punto que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su información, en los datos que sean conocidos en primera instancia por ellos, será fundamental para el cumplimiento óptimo de este deber de informar al Encargado acerca de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados. Se establece el canal previsto para atender las consultas y reclamos formulados por los Titulares Se han desarrollado las leyendas de “reclamo en trámite” y de “información en discusión judicial” para marcar los datos personales, cuando haya lugar a ello. Cuando se entregue al Encargado información para ser tratada que se encuentre bajo uno de estos supuestos se le informará a éste de manera oportuna. Los incidentes de seguridad que puedan poner en peligro la administración de la información de los Titulares serán informados a la Superintendencia de Industria y Comercio. Las instrucciones y orientaciones dadas por la Superintendencia de Industria y Comercio serán relacionadas en un archivo especial, que estará bajo la responsabilidad del GERENTE ADMINISTRATIVO responsable del seguimiento en la adopción y cumplimiento de estas políticas.

 

DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

 Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúa la empresa como ENCARGADO, a continuación se define este término: La ley señala que es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden con las señaladas en la calidad de Responsable,. Existirán canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas por el Responsable se reciban y tramiten en el término de quince (15) días hábiles previsto en la Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el Área competente. Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se impartirán las instrucciones correspondientes por parte de la Gerencia Administrativa con el fin de que ésta no sea circulada. Se permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello. Para estos efectos se establecerá de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a la identificación clara de las funciones en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares, apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se requieran.

 DERECHO DE LOS TITULARES DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 Como Titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

 DESARROLLO DE PROCEDIMIENTOS DE LA LEY DE HABEAS DATA.

La Política y los procedimientos previstos en este Manual busca desarrollar de manera suficiente el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas respecto de las cuales CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS   haya recogido, administre o conserve información de carácter personal. Igualmente, los datos personales de contacto de usuarios cuando vayan a ser utilizados para  fines  de  tipo  comercial  o  publicitario  en  virtud  de  alianzas o  convenios,  serán tratados siguiendo las previsiones de la nueva Ley. 1.3. AMBITO DE APLICACIÓN. La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas a través de alianzas comerciales, de convenios o eventos publicitarios. En el primer caso CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS actuará como Responsable en los demás casos podría tener la calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba. Así mismo, la política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se efectúe en territorio Colombiano. Así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación Colombiana.

 ALCANCE. Todos los funcionarios de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS quedan cubiertos bajo esta política. La empresa adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen un mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y las disposiciones adoptadas por la empresa para asegurar su cumplimiento. Así mismo, a Proveedores y Contratistas de la empresa que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a la empresa, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta política.

 DEFINICIONES. Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos utilizados a lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así como las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial  Autorización:  Consentimiento,  previo,  expreso  e  informado  del  Titular  para  llevar  a  cabo  el Tratamiento de datos personales.

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto por entidades públicas como privadas. Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de archivos.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Clasificación de los datos bajo la Ley Especial: privados, semiprivados y públicos. El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la Ley Especial. El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley Especial incluyó como ejemplo de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en documentos públicos y en sentencias. Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos y sensibles. La definición de los privados y semiprivados será la de la Ley 1266 de 2008.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel que no es semiprivado, privado o sensible. Por su parte, la Ley General en su decreto reglamentario, adicionó a los ejemplos ya mencionados por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio, a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso o circulación

 PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

CONSULTAS. En desarrollo del artículo 14 de la Ley denominado “Consultas”: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de éste repose en las bases de datos administradas por CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS. Los Titulares deberán acreditar su identidad mediante comunicación escrita acompañada de copia de la correspondiente cedula de ciudadanía del  solicitante.  Los  causahabientes  deberán acreditar  el  parentesco  adjuntando  la  partida  de defunción y/o copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión, copia de su documento de identidad y del causahabiente. Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad. Una vez que la empresa reciba la solicitud de información por el canal señalado, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare. Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles. En el evento en que CLI ASESORES INMOBILIARIOS considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

RECLAMOS. El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por CLI ASESORES INMOBILIRIOS SAS amerita corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de ésta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante la empresa o el Encargado, en los siguientes términos:

 1. El reclamo se formulará por escrito ante CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS o el Encargado del Tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer. 

2. 2. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las 

3. 3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

4. 4. En el caso en que la empresa o el Encargado a quien se dirija no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondient Si CLI ASESORES INMOBILIARIOS no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio. 

5. 5. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábil 

6. 6. El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO. El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja. 

PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. La persona que desempeñe funciones de Gerente Administrativo de la empresa será el funcionario responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Este funcionario tendrá una comunicación directa con los responsables de las Áreas, con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la Ley se cumplan. 

LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE. Son normas aplicables la Ley estatutaria 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario número 1377 de 2013. 5.6. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO. Esta Política de Tratamiento de la información empezó a ser desarrollada en el mes de marzo de 2013 y fue publicada en el mes de julio de 2013. CLI ASESORES INMOBILIARIOS fue informada de estas disposiciones de manera previa a  su  publicación,  y  la  empresa  realizó  un trabajo colectivo  orientado  a  difundir  los  aspectos relevantes de esta nueva normativa. Este trabajo de cultura, educación e información se seguirá adelantando a lo largo de la vigencia de la nueva Ley.

 AVISO DE PRIVACIDAD  CLI ASESESORES INMOBILIARIOS SAS en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”   y   del   Decreto   1377   de   2013,   cuyos   textos   pueden   ser   consultados   en www.cliasesoresinmobiliarios.com ponemos a su disposición el presente Aviso de Privacidad que busca informar al Titular de datos personales acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que han sido adoptadas por CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS., la forma de acceder a   éstas   y   las   características   del   Tratamiento   que   se   le   pretende   dar   a   los   datos.

1. 1. UBICACIÓN. El domicilio social de CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS está ubicado en la CARRERA 72 A # 152 B-32/54 INTERIOR B9 oficina 203 en la ciudad de Bogotá D.C. y esta tiene dispuesto como canal de contacto con sus clientes y usuarios, comunicación escrita dirigida a su domicilio, Gerencia Administrativa. 

2. 2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS ADMINISTRADOS POR LA EMPRESA. CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS ha identificado los datos que administra, así como las actividades que desarrollan con dichos datos, en particular su recepción, conservación, disposición para los fines propios de la relación comercial, así como los productos y servicios relacionados únicamente con el desarrollo de nuestro objeto so La información recopilada ha sido y seguirá siendo tratada con estricta confidencialidad y en ningún caso será entregada esta información a terceros. 

3. 3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE D Las finalidades del Tratamiento de datos personales suministrados por nuestros clientes y usuarios son: Los datos recogidos por CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS. Serán utilizados para los fines propios de la relación comercial de arrendamiento, ventas, servicios de asesoría, ventas y cobranza relacionados con el tema inmobiliario. En el caso de los proveedores, CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS. Busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de estos. Así mismo, hacerlos participes de actividades o campañas que puedan resultar de su interés. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos. Entre ellas, hacerlos partícipes de las actividades de bienestar previstas por CLI ASESORES INMOBILIARIOS SAS. 

4. 4. DERECHOS DE LOS TITULARES Como Titular de datos personales usted tiene los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legal La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

5. 5. CAMBIOS EN LAS POLITICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD. Las Políticas de Tratamiento están disponibles en la página web www.cliasesoresinmobilirios.com y cualquier cambio sustancial en las mismas será informado a través de este mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual. Si transcurridos 30 días a partir del envío  de esta comunicación, no hemos recibido comunicación suya, entendemos que nos ha brindado su autorización expresa para utilizar sus datos personales para seguir recibiendo comunicaciones para el cumplimiento de nuestro objeto social y fines arriba mencionados.